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Gestion Documental y Archivos

Con el propósito de facilitar el cumplimiento de las obligaciones en materia de archivos por parte de los sujetos obligados de la Ley en la materia, y otorgar certeza en la búsqueda de la información que requiere el ciudadano. El Infoem ha diseñado un espacio en el que se pueden consultar los documentos normativos e institucionales, así como los mecanismos implementados como buenas prácticas para el cumplimiento de la Ley General de Archivos.

En ese sentido, la expectativa es que los sujetos obligados consideren como referencia, las actividades que en materia de archivos se han llevado a cabo en el Infoem, con el propósito de coadyuvar a facilitar el acceso a la información pública y la protección de datos personales que obran en los archivos a los ciudadanos.

Objetivo: 

 

Contar con un mecanismo de consulta y apoyo para el cumplimento de obligaciones en materia de archivos, para que los sujetos obligados y los ciudadanos puedan consultar las disposiciones vigentes e institucionales en materia de archivos e implementar buenas prácticas.

Gestión Documental

Integrar los elementos normativos relacionados con la gestión documental y administración de los archivos, con el propósito de coadyuvar a facilitar el acceso a la información pública y la protección de datos personales que obran en los archivos.

Beneficios de una gestión documental:
  • Eficacia y eficiencia en la búsqueda y recuperación de documentos y expedientes.
  • Acceso rápido y seguro a la información, reduciendo los tiempos de búsqueda de información y por consiguiente de respuesta a solicitudes de información.
  • Privilegiar el ejercicio de los derechos fundamentales: derecho a la verdad, derecho a la información y derecho a la memoria.
  • Privilegiar el ejercicio del Derecho de Acceso a la Información.
  • Ahorro de costos, referente a la reducción de espacios donde preservar la documentación.
  • Identificación de los documentos con carácter histórico.
Criterios:
  • Recepción y/o producción
  • Organización
  • Acceso y consulta
  • Conservación
  • Valoración
  • Disposición documental

Sistema Institucional de Archivos

La Ley General de Archivos define al Sistema como el conjunto de elementos que desarrollan los sujetos obligados como parte  de sus actividades archivísticas a través de la ejecución de la gestión documental como son:

  • Registros
  • Procesos
  • Procedimientos
  • Criterios
  • Estructuras
  • Herramientas
  • Funciones.

Es de vital importancia señalar que cada sujeto obligado será el responsable de operar su propio Sistema Institucional de Archivos. Por consiguiente, deberán de conservar y organizar todos los documentos de archivo a su cargo, con el fin de garantizar que no se sustraigan, dañen o eliminen dichos documentos y toda aquella información bajo su posesión. 

Grupo Interdisciplinario

Guía de implementación del Grupo Interdisciplinario. Infoem, marzo 2020

El grupo interdisciplinario, en el ámbito de sus atribuciones, coadyuva en el análisis de los procesos y procedimientos institucionales que dan origen a la documentación que integra los expedientes de cada serie documental, con el fin de colaborar con las áreas o unidades administrativas productoras de la documentación en el establecimiento de los valores documentales, vigencias, plazos de conservación y disposición documental durante el proceso de elaboración de las fichas técnicas de valoración de la serie documental y que, en conjunto, conforman el catálogo de disposición documental. El Grupo Interdisciplinario de archivos,  es un equipo de profesionales de la misma institución que deberá estar integrado por los titulares de:

  • Jurídico; 
  • Planeación y/o mejora continua; 
  • Coordinación de archivos;
  • Tecnologías de la Información,
  • Unidad de Transparencia,
  • Órgano de Control Interno, y
  • Las áreas o unidades administrativas productoras de la información

Programa Anual de Desarrollo Archivístico (PADA)

Es el instrumento de planeación en materia de archivos al interior de cada sujeto obligado, y debe contemplar los elementos de planeación, programación y evaluación para el desarrollo de los archivos con enfoque de administración de riesgos, protección a los derechos humanos y apertura proactiva de la información.


Guia para elaborar PADA

  Conoce lo que está haciendo el Infoem

Instrumentos de Control y Consulta Archivística

Son instrumentos técnicos que propician la organización, control y conservación de los documentos de archivo a lo largo de su ciclo vital, como el cuadro general de clasificación archivística y el catálogo de disposición documental.

Guía de archivo documental

Dicha guía es el esquema que contiene la descripción general de la documentación contenida en las series documentales establecidas en el cuadro general de clasificación archivística del sujeto obligado, con el objetivo de informar sobre los contenidos de un archivo.  A través de este documento, se puede conocer información general sobre la historia de la entidad productora, la entidad de la que depende (si la hay), su organización y sobre todo, el contenido y volumen de las agrupaciones documentales (fondos), sus datos generales (dirección teléfono, contacto), y sus servicios.

Guía de Archivo Documental 2020

Curso en línea

Ver más

La Comisión de Archivos y Gestión Documental del Sistema Nacional de Transparencia, ha concebido como el punto de encuentro de personas de diferentes edades, intereses y nivel de escolaridad que buscan, a partir de sus necesidades, obtener los aprendizajes que requieren para la gestión y el ejercicio sobre la trascendencia de la adecuada gestión documental y la preservación de los documentos, así como las responsabilidades que tenemos los sujetos obligados de conservar la información producida y el derecho de los ciudadanos a consultarla, lo que permite hacer accesible todo aquello en lo que se documenta el ejercicio de las atribuciones que se nos han encomendado.

Estadísticas de Cursos en línea

“Inducción a la Administración de  Documentos y Archivos de los SSOO de SNT”
Actualizado al 15 de Junio de 2021

Entidad Federativa Número de
participantes

Constancias 
entregadas

Estado de México 7398 5559
Ciudad de México 4628 3833
Oaxaca 439 364
Guerrero 373 309
Puebla 334 260
Hidalgo 199 169
Morelos 177 140
Tlaxcala 159 130
TOTAL 13,707 10,764

 

 

 

Cuadro Comparativo

Participantes

 

 

EDOMEX: 7398 100%
CDMX: 4628 100%
OAXACA: 439 100%
GUERRERO: 373 100%
PUEBLA: 334 100%
HIDALGO: 199 100%
MORELOS: 177 100%
TLAXCALA: 159 100%

 

Constancias Entregadas

 

 

EDOMEX: 5559 75.14%
CDMX: 3833 82.82%
OAXACA: 364 82.91%
GUERRERO: 309 82.84%
PUEBLA: 260 77.84%
HIDALGO: 169 84.92%
MORELOS: 140 79.09%
TLAXCALA: 130 81.76%
Entidad
Federativa
Número de
participantes

Constancias 
entregadas

Guanajuato 857 725
Jalisco 634 519
Michoacán de Ocampo 419 318
Nayarit 156 136
San Luis Potosí 87 60
Colima 86 64
Aguascalientes 71  57
Querétaro 70 56
Zacatecas 45 35
TOTAL 2,425 1,970

 

 

 

 

Cuadro Comparativo

Participantes

 

 

GUANAJUATO: 857 100%
JALISCO: 634 100%
MICHOACÁN: 419 100%
NAYARIT: 156 100%
SAN LUIS POTOSÍ: 87 100%
COLIMA: 86 100%
AGUASCALIENTES: 71 100%
QUERÉTARO: 70 100%
ZACATECAS: 45 100%

 

Constancias Entregadas

 

 

GUANAJUATO: 725 84.59%
JALISCO: 519 81.86%
MICHOACÁN: 318 75.89%
NAYARIT: 136 87.17%
SAN LUIS POTOSÍ: 60 68.96%
COLIMA: 64 74.41%
AGUASCALIENTES: 57 80.28%
QUERÉTARO: 56 80%
ZACATECAS: 35 77.77%
Entidad
Federativa
Número de
participantes

Constancias 
entregadas

Durango 552 471
Chihuahua 550 444
Nuevo León 292 224
Tamaulipas 199 172
Baja California Sur 170 138
Sinaloa 171 149
Sonora 122 105
Baja California 103 91
Coahuila de Zaragoza 89 78
TOTAL 2,248 1,872

 

Cuadro Comparativo

Participantes

 

 

DURANGO: 552 100%
CHIHUAHUA: 550 100%
NUEVO LEÓN: 292 100%
TAMAULIPAS: 199 100%
BAJA CALIFORNIA SUR: 170 100%
SINALOA: 171 100%
SONORA: 122 100%
BAJA CALIFORNIA: 103 100%
COAHUILA: 89 100%

 

Constancias Entregadas

 

 

DURANGO: 471 85.32%
CHIHUAHUA: 444 80.72%
NUEVO LEÓN: 224 76.71%
TAMAULIPAS: 172 86.43%
BAJA CALIFORNIA SUR: 138 81.17%
SINALOA: 149 87.13%
SONORA: 105 86.06%
BAJA CALIFORNIA: 91 88.34%
COAHUILA: 78 87.64%
Entidad
Federativa

Número de
participantes

Constancias 
entregadas

Veracruz 650 521
Chiapas 318 224
Campeche 284 245
Yucatán 223 207
Quintana Roo 310 241
Tabasco 158 118
TOTAL 1,943 1,556

 

 

 

 

 

 

Cuadro Comparativo

Participantes

 

 

VERACRUZ: 650 100%
CHIAPAS: 318 100%
CAMPECHE: 284 100%
YUCATÁN: 223 100%
QUINTANA ROO: 310 100%
TABASCO: 158 100%

 

Constancias Entregadas

 

 

VERACRUZ: 521 80.15%
CHIAPAS: 224 70.44%
CAMPECHE: 245 86.26%
YUCATÁN: 207 92.82%
QUINTANA ROO: 241 77.74%
TABASCO: 118 74.68%
20,323
Número de participantes 
16,162  
Número de constancias entregadas 

“Elaboración del Cuadro General de Clasificación Archivística”
Actualizado al 15 de Junio de 2021

Entidad Federativa Número de
participantes
Número de constancias

Mujeres

Hombres
Estado de México 113 72 48 24
Ciudad de México 93 48 32 16
Puebla 36 22 9

13

Hidalgo 4 2

2

Morelos

7

1
Guerrero 9 2
Tlaxcala 3 2 1
Oaxaca 8 0
TOTAL 277 163 104 59

Cuadro Comparativo

Participantes

 

 

EDOMEX: 113 100%
CDMX: 93 100%
PUEBLA: 36 100%
HIDALGO: 8 100%
MORELOS: 7 100%
GUERRERO: 9 100%
TLAXCALA: 3 100%
OAXACA: 8 100%

 

Constancias Entregadas

 

 

EDOMEX: 72 63.71%
CDMX: 93 51.61%
PUEBLA: 36 61.11%
HIDALGO: 4 50%
MORELOS: 6 85.71%
GUERRERO: 4 44.44%
TLAXCALA: 2 66.66%
OAXACA: 5 62.5%
Entidad Federativa Número de
participantes
Número de constancias

Mujeres

Hombres
Nayarit 31 18 11 7
Guanajuato 22 11 9 2
Aguascalientes 6 2 2 0
Jalisco 8 5 3 2
San Luis Potosí  4 3 0
Zacatecas 4 4 0 4
Colima 4 2 1

Michoacán
de Ocampo 

7 5 1
Querétaro  0
TOTAL 87 50 33 17

Cuadro Comparativo

Participantes

 

 

Nayarit: 31 100%
Guanajuato 22 100%
Aguascalientes 6 100%
Jalisco 8 100%
San Luis Potosí 4 100%
Zacatecas 4 100%
Colima 4 100%
Michoacán de Ocampo 7 100%
Querétaro 1 0%

 

Constancias Entregadas

 

 

Nayarit 18 58.06%
Guanajuato 11 50%
Aguascalientes 2 33.33%
Jalisco 5 62.5%
San Luis Potosí 3 75%
Zacatecas 4 100%
Colima 2 50%
Michoacán de Ocampo 5 71.42%
Querétaro 0 0%
Entidad Federativa Número de
participantes
Número de constancias

Mujeres

Hombres
Durango 94 52 31 21
Chihuahua 12 4 3
Coahuila de  Zaragoza  4 3 2 1
Nuevo León  6 3 1
Baja California  1 1
Tamaulipas 3 3 0
Baja California Sur  3 3 0
Sinaloa  3 1
Sonora  4 1 0
TOTAL 133 78 50 28

Cuadro Comparativo

Participantes

 

 

Durango 94 100%
Chihuahua 12 100%
Coahuila de Zaragoza 4 100%
Nuevo León 6 100%
Baja California 3 100%
Tamaulipas 3 100%
Baja California Sur 4 100%
Sinaloa 3 100%
Sonora 4 100%

 

Constancias Entregadas

 

 

Durango 52 55.31%
Chihuahua 7 58.33%
Coahuila de Zaragoza 3 75%
Nuevo León 4 66.66%
Baja California 2 66.66%
Tamaulipas 3 100%
Baja California Sur 3 75%
Sinaloa 3 100%
Sonora 1 43.75%
Entidad Federativa Número de
participantes
Número de constancias

Mujeres

Hombres
Chiapas 229 146 83 63
Veracruz 34 25 14 11
Tabasco 10 6 2 4
Campeche 4 0 2
Quintana Roo 114 64 39 25
Yucatán 2 1 0 1
TOTAL 393 244 138 106

Cuadro Comparativo

Participantes

 

 

Chiapas 229 100%
Veracruz 34 100%
Tabasco 10 100%
Campeche 4 100%
Quintana Roo 114 100%
Yucatán 2 100%

 

Constancias Entregadas

 

 

Chiapas 146 63.75%
Veracruz 25 73.52%
Tabasco 6 60%
Campeche 2 50%
Quintana Roo 64 56.14%
Yucatán 01 50%
Rango de edad de los participantes Número de participantes
con derecho a constancia
18 - 25 39
26 -30  85
31 - 45 265
46 - 50  65
51 - 55  41
56 - 60  27
61 - 65  10
66 - 70 

3

890
Número de participantes 
535  
Número de constancias entregadas 
325  
Número de participantes de sexo femenino
210  
Número de participantes de sexo masculino

Biblioteca 'Constituyentes de 1916 - 1917'

Actualmente la Biblioteca cuenta con un acervo de 5,103 ejemplares entre los que se destacan: libros, revistas, DVD´S, entre otros. Los principales temas de consulta son: transparencia, acceso a la información, protección de datos personales, archivo, gobierno abierto, rendición de cuentas, anticorrupción, democracia, participación ciudadana, así como fondos de interés jurídico

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Normatividad

Lineamientos para la Administración de Documentos en el Estado de México.
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Año de edición:
Secretaría de Finanzas. 29 de mayo 2015
Norma Internacional General de Descripción Archivística ISAD (G).
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Año de edición:
Consejo Internacional de Archivos, Septiembre 1999
Ley General de Archivos.
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Año de edición:
Diario Oficial de la Federación. 15/junio/2018
Ley de Archivos y Administración de Documentos del Estado de México y Municipios
Ley de Archivos y Administración de Documentos del Estado de México y Municipios
Año de edición:
Periódico Oficial “Gaceta del Gobierno” del Estado de México. 26/noviembre/2020
Lineamientos Administración de Documentos del Infoem
Lineamientos Administración de Documentos del Infoem
Año de edición:
2020
Manual Procedimientos de Archivo y Gestión Documental del Infoem
Manual Procedimientos de Archivo y Gestión Documental del Infoem
Año de edición:
2021

Infografías

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